Почему компании инвестируют в онлайн-управление проектами?

Любой, кто когда-либо отвечал за крупный проект, знает, что держать все организованно — большая ответственность. Нужно, чтобы задачи были завершены вовремя, но также необходимо задокументировать прогресс, в случае, если позже что-то пойдет не так. Независимо от того, связан ли проект с физическим трудом или с электронными файлами и документами, необходимо понять управление проектами.

В старые добрые времена людям приходилось организовывать все вручную. Они использовали журналы, календари и бумажные файлы для планирования, выполнения и документирования всех этапов проекта. Это означало, создание большого количества документов, а затем поиска места для их хранения.

Сегодня руководители проектов могут использовать инструменты и ПО, уменьшающие объем документов и пространства, которые когда-то требовались. В последнее время компании перенесли свои задачи по управлению проектами в Интернет. Они используют онлайн-системы управления проектами, чтобы оставаться организованными и держать всех работающих над проектом в курсе заданий.
Онлайновые системы управления проектами обладают несколькими преимуществами по сравнению с традиционными подходами к управлению проектами. Во-первых, такие системы включают приложения, обрабатывающие большую часть работы. Хотя на рынке существует множество различных систем, почти все они предлагают несколько общих услуг. В общем, они включают электронные системы подачи заявок и приложения для планирования.

Большинство онлайн-систем управления проектами позволяют любому уполномоченному лицу, подключенному к сети, проверять статус проекта. Система централизует всю информацию в месте, к которому могут легко обращаться другие. Поскольку многие компании имеют несколько офисов в разных странах, это очень удобно.

1. Основные функции.

Целью онлайн-системы управления проектами является организация, и упрощение проектов от начала до конца. Имея это ввиду, существует несколько основных функций, которые имеет почти каждая система управления онлайн-проектами:

  • Организационные системы отслеживают файлы и документы. Большинство из них позволяют пользователям настраивать систему подачи. Например, вы можете создать основную папку для каждого проекта и подпапок для разных этапов этих проектов. Целью системы является упрощение поиска любой отдельной информации в проекте, независимо от того, насколько сложным может быть этот проект.
  • Управление документами отслеживает изменения документа, включая личность человека, который изменил файл. Многие системы архивируют старые копии файлов, а не удаляют их.
  • Планирование. Еще одна ключевая функция для большинства систем. Независимо от того, является это централизованным календарем со списками дел или автоматическим расписанием электронных писем, чтобы информировать всех о них и выполнять их, планирование играет большую роль в управлении проектами. Многие системы включают в себя упрощенные функции, позволяющие менеджерам отслеживать прогресс проекта в целом.
  • Отслеживание времени. С помощью этой функции программное обеспечение отслеживает, сколько времени люди тратят на работу над каждой частью проекта. Многие компании покупают счета на основе того, сколько времени было потрачено на конкретный проект. Другие могут платить работникам почасовой ставкой. Приложения отслеживания времени позволяют компании следить за тем, сколько часов каждый человек в проекте работал на разных этапах проекта.
  • Функции документации содержат подробную историю проектов, которые могут помочь защитить компанию. Например, предположим, что строительная компания получает запрос на строительство дома. Клиент вносит изменения в дизайн дома в начале проекта. Строительная компания принимает к сведению клиентские запросы и документы, используя онлайн-систему управления проектами. Позже, когда строительство завершено, клиент выражает недовольство тем, как выглядит дом из-за изменений дизайна. Благодаря функции документации, у строительной компании есть запись, помогающая ей доказать, что изменения были по просьбе клиента.
  • Отслеживание проблем позволяет создавать файл, чтобы сообщать о любых проблемах, возникающих во время проекта. Приложения имеют функцию, которая отправляет электронные сообщения соответствующим сторонам, чтобы можно было решить проблему как можно быстрее. Как только кто-то исправляет проблему, он может отметить это в отчете о проблеме. Затем система обрабатывает отчет как часть функции документации.
  • Системы связи могут включать в себя доску объявлений, программу обмена мгновенными сообщениями, чат-комнату или какой-либо другой форум общения. Включение системы сообщений в общую систему облегчает передачу информации людям, участвующим в проекте.Существует два основных подхода к онлайн-программному обеспечению управления проектами — клиент-серверные системы и системы веб-приложений. Какая разница? Продолжайте читать, чтобы узнать.

2. Подходы к управлению онлайн-проектами.

Одним из способов внедрения онлайн-системы управления проектами является создание архитектуры клиент-сервер с использованием интрасети. В отличие от Интернета, который является межсетевым соединением компьютерных систем по всему миру, интрасеть является частной и поддерживаемой компьютерной сетью. Интранет и Интернет используют те же протоколы, наборы правил и процедур, для отправки и получения информации. В некотором смысле, интрасеть ведет себя как миниатюрный Интернет. Она может объединить все офисы внутри компании вместе, но обычно имеет очень ограниченные точки доступа к компьютерным сетям вне компании.
При таком подходе централизованные серверы хранят программное обеспечение управления системой. Сотрудники получают доступ к программному обеспечению через сетевые компьютеры, которые в клиент-серверной системе являются клиентами. Некоторые системы требуют, чтобы люди хранили часть приложения на каждом клиенте в системе. Другие хранят все программы только на серверах.
Одним из преимуществ данного подхода является то, что он почти полностью является внутренней системой, что делает ее более безопасной. В то время как творческий хакер все еще может получить доступ к интрасети, это не так просто, как взломать систему, подключенную через Интернет. Еще одно преимущество — настройка. Поставщики системы управления проектами, которые используют этот подход, могут иногда настраивать функции, чтобы лучше удовлетворить потребности конкретного клиента.

Подход клиент/сервер хорошо подходит для компаний, ориентированных главным образом на внутренние проекты. Если есть необходимость сотрудничать с другими людьми или организациями, такая система может работать по-другому. Если другое лицо или организация использует другую систему, обе системы могут быть несовместимы. Многие компании также с осторожностью относятся к доступу внешних объектов к своим интрасетям.

Альтернативой клиенту/серверному подходу является система онлайн-управления веб-сервисами. В этом подходе поставщик услуг управления проектами размещает программное обеспечение в виде серии веб-сервисов в Интернете. Клиенты регистрируются в системе удаленно с любого компьютера, подключенного к Интернету. Это дает клиентам большую гибкость — они могут входить в систему с работы, дома или в другом месте, где есть подключение к Интернету. Это облегчает сотрудничество с другими людьми и компаниями. Поскольку третья сторона хранит приложения и информацию, компаниям не нужно беспокоиться о том, чтобы открыть свои собственные интрасети для посторонних.

С другой стороны, передача конфиденциальной и критической информации в руки поставщика заставляет некоторых людей нервничать. Интернет-безопасность все больше беспокоит всех в Интернете. Поставщики должны доказать, что они надежны и заслуживают доверия. Большинство служб используют различные формы шифрования и защиты паролем, чтобы минимизировать риск нарушения безопасности.
Поскольку компании ищут больше возможностей для консолидации и выгрузки вычислительных услуг, онлайн-управление проектами и связанные с ним технологии станут более заметными на рынке. Конечно, эти системы будут полезны только тогда, когда клиенты будут использовать их правильно. Никто не должен смотреть на эти системы как на магическое решение любой проблемы.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *